Meer over slechtnieuws
Het slechtnieuws gesprek
Een goed gesprek over
een slechte boodschap.
Een vervelend moment is wanneer u uw medewerker een slechtnieuws boodschap moet geven. Slecht nieuws geven roept bijna altijd sterke emoties op bij de brenger en ontvanger van de slechte boodschap. Het goed voeren van een slechtnieuws gesprek is daarom voor zowel leidinggevende als medewerker van groot belang.
Wat verstaan we onder slecht nieuws?
In zijn algemeenheid wordt een boodschap een slechtnieuws boodschap wanneer het de volgende kenmerken bezit:
- De consequenties van de boodschap veroorzaken directe schade bij uw medewerker. De schade kan bestaan uit schade aan de carrière, financiële schade en/of schade aan het ego.
- De boodschap is onverwacht, onaangekondigd en niet in de lijn met de verwachting.
- Het slechte nieuws is geen direct gevolg van het gedrag van de medewerker. De situatie die ontstaat, is dan ook niet verwijtbaar naar de medewerker. De situatie betreft bijvoorbeeld ontslag wegens reorganisatie.
- Het slechte nieuws veroorzaakt emoties zoals boosheid, teleurstelling of verdriet.
En …
- Een slechtnieuws gesprek is pas een slechtnieuws gesprek wanneer het nieuws onomkeerbaar is! Dit wil zeggen dat er geen enkele kans is dat het slechte nieuws nog wijzigt. Dit laatste punt is erg belangrijk voor een goed verloop van het voeren van een slechtnieuws gesprek.
Het slechte nieuws kan zeer divers zijn maar bestaat in zijn algemeenheid uit werkgerelateerde zaken zoals:
- De contractaanstelling wordt niet verlengd of niet omgezet naar een vaste aanstelling.
- Mondeling gedane toezeggingen over salarisverhoging kunnen niet worden nagekomen.
- De toegezegde promotie of taakuitbreiding gaat niet door.
- Er is sprake van een gedwongen overplaatsing naar een ander team of een andere afdeling.
Hoe voert u een slechtnieuws gesprek?
Het gesprek waarin u uw medewerker op de hoogte brengt van het (onomkeerbare) slechte nieuws is het slechtnieuws gesprek. De essentie van het voeren van een slechtnieuws gesprek zit in de zin: De klap uitdelen en de klap opvangen.
De onderstaande tips en opbouw kunnen u helpen een slechtnieuws gesprek zo goed als mogelijk te laten verlopen. Besef daarbij dat een goed slechtnieuws gesprek geen gesprek hoeft te zijn waarin uw medewerker het slechte nieuws accepteert. Een goed slechtnieuws gesprek is een gesprek waarin uw medewerker het slechte nieuws duidelijk en eenduidig ontvangt en de ruimte krijgt en neemt om zijn emoties over het slechte nieuws te beleven.
De voorbereiding
- Zorg voor een geschikte gespreksruimte waarin u niet wordt gestoord.
- Plan voldoende tijd in uw agenda voor het gesprek. Wanneer u onder tijddruk een slechtnieuws gesprek moet voeren legt u veel druk bij uzelf.
De uitvoering
- Vraag uw medewerker binnen en vraag hem of haar plaats te nemen.
- Breng hierna het slechte nieuws zo snel en zo duidelijk mogelijk.
- Bijvoorbeeld door te zeggen: “Frans, ik heb slecht nieuws voor je.”
- Geef vervolgens het slechte nieuws beknopt en in korte zinnen.
- Bijvoorbeeld door te zeggen: “Gisteren is in het managementteam besloten om je jaarcontract niet te verlengen. Dit betekent dat we aan het einde van deze maand afscheid van je zullen nemen.”
- Wijd niet uit met allerlei verklaringen waarom het zo is, dit kan eventueel later. Ben even stil en zeg dan bijvoorbeeld: “Frans, ik vind het heel vervelend voor je. Ik kan me voorstellen dat dit je erg overvalt.” Door zo te reageren laat u blijken dat u meeleeft met uw medewerker en dat u eventuele emoties van uw medewerker accepteert.
- Ben vervolgens stil en laat de ander zijn emoties beleven. Ben niet bang voor emoties als boosheid, verdriet of paniek. Houd (oog)contact met uw medewerker. Wanneer uw medewerker zijn emoties op u richt ga dan niet in de verdediging maar benoem de emoties: “Ik zie dat je het boos maakt, dat kan ik goed begrijpen.”
- Geef uw medewerker vooral op dat moment geen advies. Gun uw medewerker de tijd om zijn of haar emoties te verwerken. Geef alleen een verdere toelichting op het slechte nieuws als uw medewerker hiernaar vraagt. Probeer vooral ruimte te scheppen voor de verwerking door te luisteren, eventueel samen te vatten en te reflecteren bijvoorbeeld door te zeggen: “Je begrijp niet hoe dit kan gebeuren …”
Vaak merkt u wel wanneer het tijd wordt om het gesprek af te ronden. Uw medewerker oriënteert zich dan weer meer op u en de omgeving en is niet meer ‘in gedachten verzonken’ of geeft minder uiting aan zijn of haar emoties. U kunt het gesprek dan afronden door een vervolgafspraak te maken waarin u met u medewerker gaat kijken naar de nieuwe situatie die is ontstaan en de hieruit voortkomende consequenties. Bijvoorbeeld: “Frans, ik begrijp dat je tijd nodig hebt om dit allemaal te plaatsen. Graag maak ik nu een afspraak met je om op korte termijn te kijken wat deze nieuwe situatie voor jou betekent en welke rol wij naar jou toe nog kunnen invullen.”
Valkuilen in het gesprek.
- De klap niet meteen aan het begin van het gesprek uitdelen maar uitstellen of ‘druppelsgewijs’ informatie inbrengen.
- Acceptatie proberen te verkrijgen voor de genomen beslissing of een beroep doen op iemands rationaliteit. “Je begrijpt toch zeker wel dat er geen andere mogelijkheid bestond dan ….”
- De pil vergulden. “Frans, iemand met jou kwaliteiten moet niet te lang op dezelfde plek blijven zitten maar nieuwe ervaringen in zijn werk gaan opdoen.”
- Het toepassen van de ‘Hang yourself’ methode. Hier laat u uw medewerker eigenlijk zelf argumenten aandragen die vervolgens leiden tot de onvermijdelijke conclusie. ‘Frans, als je nu eens kijkt naar de toekomst van deze organisatie waar maak je, je dan zorgen over?’
- Niet accepteren van de gevoelens van de ander door geen ruimte te geven, te bagatelliseren en/of door te drukken.
- Oplossingen aanbieden als de ander zijn gevoelens nog aan het verwerken is.
En tot slot ….
Besef dat het moeten brengen van slecht nieuws in iedere organisatie lastig wordt gevonden. Dit leidt er vaak toe dat slecht nieuws via omwegen tot medewerkers komt. Omkleed met ambtelijke taal en procedures. Een dergelijke communicatiewijze schaadt de relatie tussen management en medewerkers. Een open en eerlijke communicatie, ook over een slechte boodschap, bevordert daarentegen de vertrouwensrelatie.