Meer over problemen

Problemen in het werk signaleren

Voorkomen en aanpakken van probleemsituaties 

Vaak komen de problemen in het werk voort uit motivatievraagstukken, angst voor veranderingen, onzekerheid over de eigen competenties, irritaties of conflicten met collega’s, teleurstellingen over door de organisatie of door u niet nagekomen afspraken, een gemiste promotie of gepasseerd zijn voor een prestigieus project.

In het privéleven betreft het vaak een problematische thuissituatie, relatieproblemen, echtscheiding, financiële problemen, ziekte of overlijden, of problemen met de kinderen. Dit soort situaties worden in het gedrag van uw medewerker vaak zichtbaar als stressgedrag. Stressgedrag in het werk kenmerkt zich vaak door vechtgedrag of vermijdingsgedrag. Voorbeelden van vechtgedrag zijn boosheid, irritatie, cynisme, mopperen, onvrede uiten, zich negatief uitlaten over collega’s, het team en de organisatie, conflicten zoeken met collega’s en met klanten en fouten maken in het werk. Vermijdingsgedrag kenmerkt zich juist door het stil zijn, het vermijden van informele momenten, zich terugtrekken achter de eigen deur, zich terugtrekken op de taak onder het motto “druk, druk, druk!” eerder weg gaan, later beginnen, meer verlof opnemen, frequenter arbeidsverzuim en een teruglopende arbeidsproductiviteit. Wanneer u één of meerdere van de hier genoemde gedragskenmerken opmerkt bij uw medewerker dan gaat u over tot het voeren van een signaleringsgesprek.

In ieder signaleringsgesprek zijn de volgende gesprekstechnieken belangrijk.

• Luister actief door een ontspannen houding dat wil zeggen maak oogcontact en leun voorwaarts. Belangrijk is verder dat u regelmatig in eigen woorden samenvat.
• Samenvatten stimuleert uw medewerker tot het geven van meer informatie.
• Vraag vooral ook door. Probeer om onduidelijkheden te verhelderen en oorzaken van problemen boven tafel te krijgen.
• Doorvragen betekent ook dat u non-verbale signalen benoemt en ze teruggeeft ‘Ik zie dat het je boos maakt, kun je mij daar iets over vertellen?’
• Verder is het belangrijk dat u meer luistert dan praat. Uw medewerker moet informatie geven niet u!
• Stel daarbij zoveel mogelijk open vragen. Dit zijn vragen die beginnen met de woorden ‘Hoe’, ‘Wat’, en ‘Wanneer’. Ze stimuleren het geven van informatie. Let wel op met ‘Waarom’ vragen, ze geven uw medewerker snel het gevoel dat hij/ zij zich moet verantwoorden.
• Ben in het gesprek niet bang voor stiltes. Ga een stilte niet invullen door zelf te praten. Vaak komt er aan het einde van een stilte nieuwe, soms belangrijke informatie.
• Benoem ook emotie. In signaleringsgesprekken worden we vaak geconfronteerd met verdriet, angst of boosheid.
• Probeer niet om deze emoties te negeren maar benoem ze. Het benoemen van emotie leidt in bijna alle gevallen tot een beter verloop van het gesprek.
• En tot slot, vergeet in de afronding van het gesprek niet te komen tot concrete vervolgafspraken.