Meer over disciplineren
Het disciplinegesprek
Corrigeren van het gedrag van uw medewerker.
Het disciplinegesprek is een formeel gespreksmoment tussen u en uw medewerker. Deze gespreksvorm is bedoeld om uw medewerker te corrigeren op vertoont gedrag.
Over het disciplinegesprek.
Iedere organisatie kent haar eigen procedurele regels en gedragsregels. Van medewerkers wordt verwacht dat zij deze regels naleven. Soms echter overtreden medewerkers bewust de regels of weigeren zij hieraan uitvoering te geven. In deze gevallen waarin een medewerker bewust de regels overtreedt, negeert of sociaal ongewenst gedrag vertoont is het uw taak als leidinggevende om op te treden. Wanneer u verzuimt op te treden bent u in uw rol als leidinggevende verwijtbaar bezig. Handhaving is namelijk vanuit de organisatie gezien een belangrijk onderdeel van de rol van leidinggevende. Daarnaast is het voor uw positie als leidinggevende van uw team, belangrijk dat u een overtredende medewerker aanspreekt. Niet aanspreken ondermijnt uw gezag. Een derde argument voor optreden is dat het niet formeel ter verantwoording roepen van uw medewerker maakt dat er geen dossieropbouw plaatsvindt. Bij een eventueel besluit tot ontslagaanvraag vanwege onaanvaardbaar gedrag is een opgebouwd dossier van groot belang. Wanneer u overgaat tot handhaving betekent dit in vele gevallen dat u een disciplinegesprek zult voeren ook wel correctiegesprek genoemd. In dit gesprek wijst u uw medewerker op het overtreden van de regel, de consequenties die dit heeft voor nu en voor de toekomst en maakt u eventuele afspraken om herhaling te voorkomen.
Belangrijk is hierbij dat u het volgende goed voor ogen houdt: Een overtreding van een regel is pas verwijtbaar wanneer betrokkene het beleid, de procedures, de afspraak of de norm kent en de reden om deze naast zich neer te leggen door u niet kan worden gezien als legitiem. Dit betekent dat u altijd vaststelt of de regel bekend was en wat de reden van betrokkene is geweest om deze niet op te volgen.
Uw voorbereiding op het disciplinegesprek.
Nodig uw medewerker (schriftelijk) uit voor het gesprek. Geef hierbij de reden aan voor het gesprek d.w.z. dat u heeft geconstateerd dat betrokkene bepaalde afspraken niet is nagekomen c.q. bepaalde regels heeft overtreden.
Onderbouw de beweringen die u in het gesprek wilt doen met concrete feiten. Benoem datum; tijdstip en situatie van door uzelf waargenomen feiten. Inventariseer de eventueel eerder door u met betrokkene gemaakte afspraken.
Bepaal een passende consequentie voor wanneer het verweer van betrokkene in uw ogen niet legitiem is. Laat de zwaarte en ernst van de overtreding en het geven of het de eerste keer is dat u uw medewerker hierover aanspreekt meewegen in het vaststellen van de consequentie.
Weeg af of u uw eigen leidinggevende en/of P&O informeert over het te houden gesprek. Wanneer de sanctie die u wilt geven directe arbeidsrechtelijke consequenties heeft, bijvoorbeeld niet verlengen contract, ontslag, overplaatsing dan is het verstandig uw eigen leidinggevende en P&O te informeren en u te laten adviseren. Ook overweegt u dan of een derde persoon (P&O) bij het gesprek aanwezig is.
De opbouw van het disciplinegesprek.
Het disciplinegesprek kent in het algemeen de volgende opbouw:
- U geeft de reden en het belang aan van dit gesprek. U zorgt ervoor dat uw non-verbale gedrag in overeenstemming is met uw mondelinge boodschap. De toon die u neerzet bij de opening van het gesprek is die van kalmte, ernst en serieus zijn.
- U geeft ten aanzien van het geconstateerde gedrag van uw medewerker aan wat de gemaakte afspraak c.q. de vastgestelde regel is. U vraagt aan uw medewerker of deze op de hoogte is van deze afspraak c.q. regel.
- U benoemt de door uw medewerker niet nagekomen afspraak c.q. de niet nageleefde procedure. U geeft de waargenomen feiten weer zoals u deze heeft voorbereid. U brengt deze feiten objectief, neutraal en zonder verwijt. Het zijn feiten en (nog) geen fouten.
- U vraagt aan uw medewerker of deze, deze feiten herkent en erkent.
- U vraagt aan uw medewerker naar de reden voor dit gedrag. Hierbij bent u ontvankelijk voor argumenten maar consequent op de regel dat het gedrag ongewenst is.
- U geeft uw medewerker aan of u de aangevoerde argumenten accepteert of dat u zijn gedrag verwijtbaar vindt in het licht van de gegeven verklaring.
- Al naar gelang de zwaarte van de overtreding geeft u de sanctie aan en/of maakt u bindende afspraken over hoe herhaling gaat worden voorkomen.
Na het disciplinegesprek.
- U maakt een kort gespreksverslag waarin u de gegeven sanctie en/of de gemaakte afspraken vastlegt.
- U ondertekent dit verslag en vraagt ook uw medewerker om dit verslag te ondertekenen.
- U verstrekt een kopie van het verslag aan uw medewerker en bewaart zelf het origineel in uw persoonsdossier.
En ….
- Bedenk hoe u in het gesprek omgaat met “ja, maar ….” reacties.
- Ben ook zelfkritisch. Beschouw uw eigen voorbeeldgedrag en vraag u af of u van uw medewerker een (terecht) verwijt kunt krijgen dat u zelf ook afspraken niet nakomt c.q. de regels niet opvolgt.
- Vraag u af of u consequent bent. Dit wil zeggen spreekt u ook uw andere medewerkers aan op hun gedrag indien dit niet in overeenstemming is met de afspraken of regels.