Meer over functioneren
Het functioneringsgesprek
Afstemmen met uw medewerker over de werkzaamheden.
Het functioneringsgesprek is een formeel moment tussen u en uw medewerker. Het gesprek is bedoeld om gezamenlijk te praten over het functioneren van de medewerker
en hier afspraken over te maken. Een goed functioneringsgesprek levert een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de afspraken uit het taakstellend gesprek en bevordert de arbeidsmotivatie van de medewerker.
Over het functioneringsgesprek.
Een functioneringsgesprek wordt gevoerd nà het taakstellend gesprek en voordat de beoordeling plaatsvindt. Het functioneringsgesprek dient minimaal één keer per jaar te worden gehouden, liever twee keer per jaar. Het gesprek duurt minimaal één tot anderhalf uur. De functiebeschrijving en de afspraken uit het taakstellend gesprek dienen als leidraad voor het voeren van het functioneringsgesprek. Op basis van de functiebeschrijving heeft u namelijk uw medewerker geselecteerd en in het taakstellend gesprek heeft u afspraken gemaakt over de werkdoelen, de resultaten en de werkwijze. In het functioneringsgesprek wordt besproken hoe de medewerker vordert in het realiseren van de doelen en de gemaakte afspraken, zijn welbevinden in zijn werk en hoe hij aankijkt tegen de door de leidinggevende en de organisatie geboden ondersteuning. In het functioneringsgesprek is daarom altijd sprake van tweerichtingsverkeer. Zowel u als uw medewerker kunnen vragen stellen, behoeften aangeven en voorstellen doen. Dit betekent dat zowel u als uw medewerker zich dienen voor te bereiden op het functioneringsgesprek.
De voorbereiding op het functioneringsgesprek.
Minimaal twee weken voorafgaande aan de datum van het gesprek brengt u uw medewerker hiervan op de hoogte. Wanneer het functioneringsgesprek al langere tijd gepland staat herinnert u uw medewerker aan de eerder gemaakte afspraak. U geeft aan dat u met de medewerker een functioneringsgesprek wilt voeren en vraagt de medewerker zich op het gesprek voor te bereiden en binnen één week punten aan te dragen voor de op te stellen agenda. Uw voorbereiding bestaat eruit dat u zorgt dat u de beschikking hebt over actuele informatie aangaande functiebeschrijving, eventuele gespreksverslagen, actuele verzuimcijfers, etc.. Vervolgens stelt u vast welke onderwerpen u met uw medewerker wilt bespreken. U kunt hiervoor als leidraad het formulier ‘conceptagenda functioneringsgesprek’ bijgesloten bij dit document.
De uitvoering van het functioneringsgesprek.
Het gesprek
In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat u het gesprek start met (nogmaals) een uitleg over het doel van het gesprek.
- U presenteert de door u opgestelde agenda welke ook de gespreksonderwerpen bevat van uw medewerker. U vraagt uw medewerker of deze akkoord kan gaan met de opgestelde agenda.
- Vervolgens vraagt u aan uw medewerker hoe in het algemeen het werk verloopt en hoe deze terugkijkt op de afgelopen periode sinds het vorige functioneringsgesprek.
- Hierna bespreekt u met uw medewerker de opgestelde agendapunten.
- Als eerste kijkt u terug op de eerder gemaakte afspraken en hoe deze door uw medewerker en door u zijn nagekomen.
- Vervolgens bespreekt u per ingebracht punt van zowel u als uw medewerker wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is.
- Hierna maakt u afspraken over hoe de noodzakelijke verbeteringen kunnen worden bereikt en wat dit vraagt van de inzet van uw medewerker en van uw ondersteuning.
- Nadat alle onderwerpen zijn besproken en de afspraken zijn gemaakt rond u het gesprek af met het vastleggen van de datum van het volgende functioneringsgesprek.
- Hierna evalueert u gezamenlijk het gevoerde gesprek en vraagt u uw medewerker om feedback.
- U zorgt ervoor dat er van het functioneringsgesprek een kort verslag wordt gemaakt met daarin de gemaakte afspraken.
- U bewaart dit verslag in het persoonsdossier en uw medewerker krijgt een kopie. In de meeste gevallen gaat een kopie van het verslag ook naar uw chef en soms ook naar personeelszaken.