Meer over zelfmanagement

Zelfmanagement

Hoe werkt u effectief en efficient

Leidinggeven is een tijdrovende en intensieve bezigheid. U bent met zeer veel taken gelijktijdig bezig. Uw medewerkers en uw directie vragen doorlopend uw aandacht. Het is niet vreemd dat uw hoofd soms overloopt. Door het consequent toepassen van enkele basisprincipes van time-management scheidt u de hoofdzaken van de bijzaken en houdt u het overzicht. 

Waarom time-management?

Wilt u tot resultaten en plezier in uw werk komen dan moet u tot een bepaalde mate van efficiënt werken in staat zijn. De praktijk wijst uit dat zonder het toepassen van time-management bijna de helft van de beschikbare werktijd wordt ingevuld door niet geplande activiteiten zoals e-mail behandeling, terloopse gesprekken met collega’s, telefoontjes, etc. Dit betekent dat u naast uw geplande afspraken vaak erg weinig tijd over hebt voor de noodzakelijke werkzaamheden. Gevolg hiervan is een gevoel van inefficiëntie, veel openstaande acties, tijdsdruk en verminderd plezier in het werk.

Basisprincipes van time-management.

Structureren.
Planmatig en geordend werken is de basis van time-management.
Hanteer een agenda voor de dag, volg uw agenda en werk aan één taak tegelijkertijd! Het hanteren van een agenda zorgt er ook voor dat u weet wat u volgende taak is. Zo verliest u geen ‘wachttijd’. Zorg er verder voor dat u makkelijk toegang hebt tot belangrijke en vaak benodigde gegevens zoals adressen, telefoonnummers, documenten en procedures. Werk ook met templates en formats voor met regelmaat terugkerende werkzaamheden. Orden uw archief en ruim uw bureau op. Werk met een ‘to do’ lijst. Laat niet overal ‘geeltjes’ slingeren. Overzicht en structuur is de basis voor uw werk.

Prioriteren.
Analyseer uw eigen tijdbesteding. Scheidt hoofdzaken van bijzaken. Bepaal uw dagelijkse activiteiten en prioriteiten met behulp van het onderstaande time-management model.

Doe de belangrijkste en dringendste klussen aan het begin van de dag. U bent dan nog fris en er zijn nog geen verstoringen opgetreden. Plan belangrijke maar niet dringende zaken in. Dit geeft u mentale rust. Het direct inplannen voorkomt ook dat u zaken in de tijd gaat missen. Niet belangrijke maar wel dringende zaken delegeert u bij een taakvolwassen medewerker of bij uw secretariaat. Delegeren betekent het overdragen van taken aan daarvoor geschikte anderen. De geschiktheid bestaat uit het voldoende taakvolwassen zijn voor het uitvoeren van de gedelegeerde taak. Delegeren betekent niet ‘over de schutting gooien!’. U monitort op gezette tijden de uitvoering en houdt de verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.
Tot slot: Tegen niet belangrijke en niet dringende zaken zegt u zoveel als mogelijk ‘nee’. Nee-zeggen is misschien wel uw belangrijkste hulpmiddel in uw time-management activiteiten. Nee zeggen vraagt om een enigszins assertieve opstelling. Is nee zeggen voor u een probleem, investeer dan in een goede coach die u helpt bij het ontwikkelen van deze vaardigheid.

Doelen stellen.
Weet waaraan u werkt. Werk doelgericht. Splits grote taken of opdrachten in kleinere stukken (subdoelen). Werk voor uzelf met deadlines. Houd er zo de vaart in. Weet wanneer u, uw doel hebt gehaald en uw taak af is. Waak voor een te groot perfectionisme. Goed is meestal goed genoeg.

Praktische tips.

Delegeer verantwoordelijkheden en niet alleen activiteiten. Door verantwoordelijkheden te delegeren delegeert u structureel bepaalde activiteiten. Dit bespaart tijd en moeite.

Plan per dag een aantal uren ongestoord werken (deur dicht, telefoon doorgeschakeld naar secretariaat, eventueel thuiswerken).

Stel voor uzelf tijdlimieten en deadlines. Door dit te doen voorkomt u dat u uw werk ‘uitsmeert’. Bovendien creëert het halen van een door uzelf opgelegde deadline succesbeleving.

Hanteer voor uzelf een vaste tijd voor het beantwoorden van telefoontjes en het zelf bellen. Hetzelfde geldt voor de behandeling van uw e-mail. Zet eventueel tijdens het werk u e-mail signalering uit zodat u niet wordt afgeleid.

Bundel gelijksoortige klussen zoals het beantwoorden van e-mail, beantwoorden van telefoon, spreken met medewerkers. Door te bundelen hoeft u zich minder vaak te oriënteren op en nieuwe taak. Dit bespaart tijd en energie.

Geef bij het begin van een overleg of gesprek voor uzelf en de ander aan hoelang het gesprek mag duren. Zet uw mobieltje tijdens het gesprek uit.

Plan uw vergadering aan het einde van de dag. Hierdoor zal deze minder snel uitlopen.

Hanteer vaker het principe ‘Eerst nadenken dan pas doen’. Door even goed na te denken hoe u een taak aanpakt c.q. organiseert (delegeren?, samenwerken?) zorgt u voor veel tijdwinst in de uitvoering.

Komen collega’s of medewerkers bij u met problemen, neem deze dan niet over. Stel hen de vraag wat ze nodig hebben om het probleem zelf op te lossen. Faciliteer de middelen, laat het probleemoplossen in eerste instantie bij de ander.

Stel geen zaken uit. Doe de dingen die gedaan moeten worden nu! Bent u een uitsteller? Vraag uzelf af waarom u zaken voor u uitschuift. Uitstelgedrag heeft soms te maken met onvrede in het werk of vormen van faalangst. Bespreek uw uitstelgedrag eens met een coach of psycholoog.

Neem geen werk mee naar huis. Werk liever even door dan dat u uw werk meeneemt naar huis.

En ……

Besef dat u in uw werk, net zoals in de rest van uw leven, uw tijd maar één keer kunt uitgeven. Ben daarom selectief in waar u uw tijd aan geeft.