Meer over communicatie

Communicatieaspecten

Een aantal uitgangspunten van werkgerelateerde communicatie

1. Een van de uitgangspunten in communicatie is dat je niet, niet kunt communiceren. Je moet je ervan bewust zijn dat je altijd communiceert. Dit alleen al door middel van je aanwezigheid en je gedrag. Aangezien gedrag, gedrag oproept is het belangrijk dat je, je bewust bent van de invloed van jouw gedrag op anderen. Zelfkennis over je gedrag en je communicatiestijl is een belangrijk uitgangspunt in effectieve communicatie. Om meer zelfkennis op te doen over je manier van communiceren vraag je regelmatig aan je collega’s en medewerkers feedback op je gedrag en communicatiestijl. Door feedback leer je hoe anderen tegen je aankijken en word je, je bewust van waar je communicatief nog kunt versterken.

2. Je moet je realiseren dat in de kern communiceren een combinatie is van informatie-uitwisseling en emotiecreatie. Het is niet zo dat communiceren alleen maar zorgt voor het uitwisselen van informatie. Tijdens het communicatieproces ontstaat ook altijd een emotie over hoe je elkaar en het gesprek ervaart. Deze belevingskant van het communicatieproces heeft grote invloed op hoe de uitgewisselde informatie wordt ervaren en het gesprek verloopt. Vooral in gesprekken zoals een slechtnieuwsgesprek, verzuimgesprek of beoordelingsgesprek is de beleving die ontstaat van groot belang. Wordt de emotie van je gesprekspartner angstig, wantrouwend of boos dan verminderd vaak de effectiviteit van het gesprek. Heb daarom aandacht voor de belevingskant van het gesprek. Onderken de emotie die zich voordoet bij jezelf en je gesprekspartner. Neem deze emotie serieus en handel er naar door deze emotie in het gesprek te benoemen.

3. Communicatie is de optelsom van verbale communicatie en non-verbale communicatie. Dit betekent dat we niet alleen communiceren via onze woorden maar vooral ook met ons lichaam. Hierbij is onze lichaamstaal bijna altijd ‘eerlijker’ dan de woorden die we gebruiken. Door tijdens het communiceren goed naar de lichaamstaal van de ander te kijken ontvang je veel waardevolle informatie. Ben je er ook van bewust dat je eigen lichaamstaal de ander informatie geeft. In lichaamstaal spelen onder andere de ogen, de handen, de lichaamshouding en het gebruik van de stem een belangrijke rol.

4. Communiceren heeft altijd een doel. Het doel kan zijn het opbouwen of versterken van de relatie met je medewerker of kan meer gericht zijn op het sturen van het gedrag in het werk. Het soort van doel bepaalt het te hanteren gespreksmodel en de te hanteren gespreksstijl. De volgende gesprekssoorten kun je in je werk als leidinggevende tegenkomen. Het aannamegesprek; het taakstellend gesprek; het functioneringsgesprek; het beoordelingsgesprek; het disciplinegesprek; het ontslaggesprek; het exitgesprek; het slechtnieuws gesprek; het signaleringsgesprek; het verzuimgesprek; het onderhandelingsgesprek en het werkoverleg. Om relaties te kunnen ontwikkelen en medewerkersgedrag te kunnen sturen moet je bekend zijn met de verschillende gesprekssoorten. Ken en oefen deze daarom regelmatig.

5. In ieder gesprek bestaat een gewenste verdeling tussen luisteren en praten. Het is belangrijk te beseffen dat het in ieder gesprek gaat om informatie geven en informatie ontvangen. Dit proces van ‘zenden’ en ‘ontvangen’ betekent dat je afwisselend de rol moet aannemen van prater en luisteraar. Hierbij kent iedere gesprekssoort een optimale verdeling tussen luisteren en praten. In bijvoorbeeld een signaleringsgesprek waarbij je, je zorgen maakt over het welzijn van je medewerker zal de verdeling tussen luisteren en praten liggen op 75% luisteren tegenover 25% praten. In een disciplinegesprek waarin je, je medewerker de wacht aanzegt zal de verdeling eerder omgekeerd zijn. Beantwoord daarom voor jezelf eens de vraag of je in gesprekken meer een prater dan wel een luisteraar bent. Houd met dit gegeven rekening door vooraf aan een gesprek bewust de noodzakelijke verdeling tussen luisteren en praten die het gespreksdoel vraagt vast te stellen en je gesprek hiernaar in te richten.